Buenas prácticas de seguridad en el correo electrónico corporativo

En tu empresa vienen usando GSuite (o Google Apps) o Microsoft 365 (antes Office 365) y los costos mensuales resultan ya impagables?

GSuite y su correo en Gmail o Microsoft 365 ofrecen herramientas increíbles para la productividad de las empresas. Sin embargo muchas veces todas las ventajas terminan no siendo aprovechadas al 100% por todos los colaboradores, y lo que es peor, en estas épocas de pandemia y cuando más necesita recortar costos, no encuentra una rebaja sustancial en sus precios.

Sin embargo, recortar cuentas no parece una buena opción, ya que no puede dejar sin correo a varios miembros del equipo.

Sabías que puede emplear más de un proveedor para el servicio de correo electrónico? Y que podrían tener ciertas cuentas funcionando con Gmail o Microsoft 365, y otras cuentas en otro proveedor donde sólo les brinde correo electrónico?

Este tipo de configuraciones se denominan correo híbrido. Por ejemplo, tenemos varios clientes que combinan servicios en sus empresas, 20 cuentas con Microsoft 365 y 200 cuentas de correo normales para el resto de la empresa, o la misma configuración pero con Google Suite.

Emplear este tipo de configuraciones puede significar un ahorro muy grande, considerando que por ejemplo mantener 50 cuentas en GSuite puede costarles varios miles de dólares al año.

Comparativamente emplear nuestros servicios de correo para la mayoría de los colaboradores, dejando las opciones de Google o Microsoft para los directores o personal que consideren, puede ayudar a la empresa a ahorrar mucho dinero.

En VIS somos especialistas en servicios de alojamiento de correo electrónico y web,  atendiendo empresas de todos los rubros y tamaños.

Los correos SPAM son los culpables de la existencia de las listas negras! Es el spam el principal enemigo de los proveedores de hosting. Sabías que poco más del 85% de todo el correo electrónico del mundo es spam?

Cuando envías un correo electrónico, el mensaje es entregado a tu servidor y luego hacia el servidor de destino. Son entonces los servidores, los que se encargan de realizar todas las verificaciones posibles buscando que tanto el mensaje como el servidor que lo envía, no contengan o sean emisores de spam.

Existen varios métodos de análisis que se emplean:

Listas negras

Si un servidor es identificado como responsable de la emisión de grandes cantidades de correos similares, es automáticamente marcado como posible emisor de spam y se reporta su dirección IP a listas negras.

Estas listas negras (existen muchas en internet) además son consultadas por millones de servidores de correo electrónico. ¿El resultado? Si el IP de tu servidor está en una lista negra, el mensaje será considerado spam automáticamente y no será recibido por los destinatarios.

Y para complicar más las cosas, si tu proveedor de correo electrónico atiende a cientos de empresas -todas usando la misma dirección IP- y es bloqueada por listas negras, automáticamente TODAS las empresas se verán perjudicadas (incluida la tuya!)

Análisis de contenidos

Si el mensaje logra pasar el primer control de listas negras, entonces se analiza su contenido, buscando patrones que permitan identificarlo como posible SPAM, por ejemplo:

• Contenido incluyendo palabras frecuentemente utilizadas en el spam
• Uso intensivo de mayúsculas;
• Sólo imágenes con poco o nulo contenido textual;
• Imágenes externas;
• Palabra Publicidad en el subject, o alguna de sus variantes.

Si tu dominio aparece en listas negras, existen mecanismos para desbloquearlos. Este proceso debe ser realizado por la empresa que te brinda el servicio de hosting y además es tu proveedor el que debe monitorear todo el tiempo la calidad de los mensajes que son enviados y recibidos por sus servidores.

Cómo evitar las listas negras

Existen varias formas de mantener el SPAM a raya en tu empresa:

• Consulta con tu proveedor de hosting cuales son sus políticas de seguridad y anti spam.
• Puedes verificar si tu dominio o el IP de tu servidor está en alguna lista negra en http://mxtoolbox.com/blacklists.aspx
• NUNCA utilices claves simples, un virus o troyano puede adivinarla y usar tu dirección de correo para enviar spam desde cualquier lugar.
• Verifica tus computadoras contra virus, puedes tener un equipo infectado y que envía spam sin que te des cuenta.

¿Vas a enviar un mensaje publicitario? NUNCA lo envíes a direcciones de correo que no conoces o bases de datos compradas, te aseguramos que tu dominio y probablemente el IP de tu proveedor quedará marcado en listas negras automáticamente.

En VIS somos expertos en la administración de servicios de hosting, mantenemos un estricto control sobre la calidad del correo recibido y luchamos activamente contra el spam

¿Problemas con el servicio de hosting de correo? ¿Siempre lo mismo? ¿Listas negras? ¿Poco espacio? ¿Pésimo soporte? ¿No encuentras la solución a tus problemas?

Estas son claras señales de que necesitas un cambio de proveedor de hosting de correo electrónico cuanto antes. Una falla en las comunicaciones de la empresa, impacta directamente en las oportunidades de negocio, y por ende, cuestan dinero.

Si estás buscando un nuevo proveedor de correo electrónico, aquí te damos 5 puntos que son clave en la contratación.

1.- Consulta sobre los clientes más grandes que tenga, pide referencias.

Esto es importante, ya que los grandes clientes son muy exigentes en cuanto a tiempos de respuesta, calidad del servicio y el soporte brindado. Conocer estos detalles te ayudará a saber cuáles son sus políticas, e incluso puede pedir contactos de referencia y hacer tus propias averiguaciones. No temas pedir referencias, o puedes revisar los reviews de la empresa en su perfil de Google.

2.- Ser lo más claro posible sobre tus necesidades de hosting

Muchas empresas ofrecen servicios “ilimitados” en sus paquetes de hosting, siendo en realidad servidores compartidos o espacios compartidos, pudiendo quedar muy cortos para las reales necesidades de tu empresa. Consulta cuanto espacio tendrán para cada cuenta, cuánto será el espacio total, cuanta transferencia. Es mejor dejar todos estos temas claros antes de la contratación, que darse con sorpresas desagradables a los días de haber contratado el servicio.

3.- Pregunta sobre las políticas de soporte técnico

¿Qué pasa si tienen problemas con una configuración? ¿Cómo será el soporte que la empresa les brindará? A veces el soporte telefónico o por email queda corto cuando un usuario necesita soluciones inmediatas. Soporte remoto vía teamviewer o Anydesk podría ser una gran herramienta de ayuda.

4.- Copias de seguridad y respaldo

Consulta sobre la seguridad de la información respecto a las cuentas de correo. Así mismo, ¿cuál es la política de copias de seguridad, cada cuantos días? ¿Qué tan rápido se puede restaurar el servicio y su contenido? esto datos son vitales, ya que el hardware puede fallar en cualquier momento, pero lo importante es saber que la información está segura siempre.

5.- Siéntete cómodo con tu nuevo proveedor

Si tienes alguna duda, consulta, y si es posible, investiga el mercado, compara y tome su decisión además pensando en una relación comercial larga. No es buena idea andar cambiando de proveedores de hospedaje de correo electrónico muy seguido, ya que implica reconfigurar o cambiar los correos, con las consiguientes horas de intermitencia en el servicio.

En VIS somos expertos en el servicio de hosting web y correo electrónico corporativo, llevamos años brindando el servicio, y cientos de clientes satisfechos son nuestra mejor carta de presentación.

Sabías que también desarrollamos aplicaciones Internet, ecommerce y mucho más?